(Questions Fréquemment Posées sur les Stages)
Dernière mise à jour 2021 02 11
Cette FAQ s’adresse aux étudiants en formation initiale et en apprentissage en
Elles complète des ressources officielles plus générales
SOMMAIRE
AVANT LE STAGE (préparation du stage, recherche de stage)
Qui sont mes interlocuteurs à l’IUT ?
Concernant les questions Pédagogiques
- Nicolas Hernandez, responsable pédagogique des stages : validation d’un sujet de stage en France ou à l’étranger et déroulement général des stages
- Jean-Francois Berdjugin, responsable pédagogique des alternances : validation de sujet
- Sébastien Cazalas (culture et com’) : préparation d’une candidature, entretien, rapport de stage…
Concernant les questions administratives (signature de convention…) : secrétariat du département informatique
- Sylvie Burty pour les DUT 2
- et Chloe Bagnariol pour les LP
Concernant les questions relatives aux stages à l’étranger
Concernant votre relation avec l’entreprise durant le stage, les dates et modalités de soutenance, le contenu du rapport :
- votre tuteur enseignant qui vous est attribué au début de votre stage
Si vous avez un doute adressez-vous au responsable des stages.
Qu’est ce qu’une offre de stage valide ?
Pour être valide, une offre de stage doit respecter les conditions suivantes :
- permettre d’acquérir et développer des compétences professionnelles (voir section objectifs et compétences visées par le stage)
- la mission doit être en adéquation avec votre formation (voir la section qu’est ce qu’une mission en adéquation avec votre formation ?)
- assurer la disponibilité en entreprise d’un informaticien expérimenté à même de diriger techniquement (comment le faire) un étudiant sur le sujet proposé, et pas seulement fonctionnellement (quoi faire).
A l’étranger ces conditions sont maintenues.
C’est le responsable des stages qui vérifie la validité d’une offre de stage.
Pour les DUT , les activités et les compétences sur lesquelles vous êtes formés sont celles d’un technicien supérieur en informatique. Elles sont décrites dans le Programme Pédagogique National (PPN) des IUT en informatique (PPN 2013 section 2.c) [1] et l’extrait concerné ici [3]. Il s’agit principalement
- des activités d’analyse, développement, diagnostic et support du logiciel
- et des activités d’administration, gestion et exploitation de parc, assistance technique à des utilisateurs, clients, services.
Pour les LP, le contenu de la licence est défini en concertation avec des acteurs professionnels de la région. Il est soumis à une habilitation auprès de l’AERES (agence d’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur) [2]
A quoi ressemble une offre de stage valide ?
Une offre de stage valide contient dans son descriptif les éléments suivants :
- un bref descriptif de l’entreprise (nom, adresse web, activités)
- les coordonnées d’un contact (nom, tel, email)
- le type de mission ou d’activités qui vous sera confié
- les compétences que vous allez développer et acquérir durant le stage : cela comprend de nouvelles compétences professionnelles mais aussi la mise en application de compétences acquises durant la formation (voir la section objectifs de stage et compétences visées ci-dessus) ; l’énoncé de ces compétences peut découler des missions confiées (item précédent)
- quelques mots clefs sur les technologies ou techniques qui seront mises en oeuvre
- le profil/les compétences de vos encadrants/des personne de l’équipe que vous allez rejoindre (avec la confirmation que l’on pourra vous suivre techniquement)
Y-a-t il des exemples d’offres valides et invalides quelque part ?
Exemples d’offres valides :
- consulter l’historique de l’application des stages
- Consulter les fichiers valides dans le répertoire uncloud partagé
Exemples d’offres invalides :
- Consulter les fichiers invalides dans le répertoire uncloud partagé
Pour valider une offre, le responsable des stages va chercher à vérifier les conditions précitées dans l’offre que vous lui remonterez (cf. section qu’est ce qu’une offre valide?).
Ainsi de par vous-même, vérifiez ces conditions auprès de l’entreprise, et assurez-vous que la description d’offre fournie par l’entreprise précise ces aspects.
Où chercher un stage ou une entreprise susceptible de vous accueillir ?
- Le département diffuse par mail et archive sur le cloud les offres qu’il reçoit tout au long de l’année [1]
- Certaines offres passeront par l’application web des stages de l’IUT [2]. Vous êtes censé recevoir une alerte mail quand une nouvelle offre est déposée.
- Le département met à disposition la liste des entreprises ayant accueilli un étudiant de DUT/LP ces dernières années [1]
- Il existe des annuaires organisés par secteurs d’activité et localisation géographique pour récupérer des informations sur les entreprises (notamment de contact) [3]. Cela permet d’obtenir des informations sur une entreprise cible (adresse, nombre d’employées, nom des dirigeants…). Le CDI dispose d’un accès privilégié à l’annuaire Kompass, accessible aussi en ligne (au moins partiellement).
- Beaucoup d’entreprises affichent leurs offres sur leur site web [4]. A minima cela donne une porte d’entrée : vous pouvez candidater spontanément si aucune offre ne vous correspond.
- Certaines entreprises ne fonctionnent que par candidature libre (elles s’attendent que les candidats se soient intéressées à elles et qu’ils savent pourquoi ils candidatent chez eux !)
- Les moteurs et annuaires d’offres d’emplois/stages en ligne [5]
- Participer aux événements (salon, petit déjeuner, porte ouvertes des entreprises…), amenez vos CV, demandez comment candidater et auprès de qui, repartez avec un nom/tel/mail de contact. A l’université de Nantes, un forum dédié existe et s’appelle “les têtes de l’emploi” [6]
- Le “piston”. Parlez-en autour de vous (famille, amis…) !!!
- Votre réseau personnel il se construit [7]
[1] uncloud Requiert un mot de passe disponible sur madoc
[2] arexis
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
Quand dois-je chercher un stage ?
** Commencez vos recherches 6 mois avant la date prévue du stage**
- S. Cazalas termine fin décembre son package sur toutes les techniques de combat (à distance et rapprochée) en recherche d’un stage (comment faire un CV…)
- En pratique, des entreprises cherchent toute l’année mais les grandes entreprises assignent les crédits stages très tôt dans l’année universitaire ; des étudiants d’autres établissements d’enseignement cherchent aussi ! Les premiers arrivés, les premiers servis…
Puis-je faire mon stage sur Mars ?
Le stage peut être hors du Pays de la Loire (44). Régulièrement nous avons des étudiants en stage dans les dpt 85, 49, 56 et 35.
Pour des questions de suivi (visite à l’entreprise, venue du maître de stage lors de la soutenance, possibilité de se rencontrer en personne si nécessaire), nous préférons encourager la recherche de stages géographiquement “proches”.
Je souhaite faire un stage à l’étranger
Je souhaite avoir un avis sur une offre ou une entreprise avant d’aller plus loin ?
Le responsable des stages a besoin des informations mentionnées à la question “Quelles sont les informations que l’on devrait trouver dans le descriptif d’une offre de stage valide ?”
Sans ces informations, le responsable des stages ne pourra pas vous conseiller !!!
Il faut parfois contacter l’entreprise pour obtenir certaines informations…
Est-ce que je dois rendre des comptes à quelqu’un durant ma recherche de stage ?
Oui !
Tant qu’ils n’ont pas de mission de stage/alternance validée par le responsable, les DUT et les LP sont priés de réaliser
- au retour de chaque vacances scolaires (Toussaint, Noël et Hiver) au moins une candidature réelle (spontanée ou en réponse à une offre) en mettant en copie CC l’email de leur tuteur.
- une semaine plus tard, de prendre des nouvelles de leur candidature
Leur tuteur peut alors faire un retour sur leur CV et mail de contact.
En 2020-2021, cela correspond aux semaines du 26-Oct-20 (semaine 44), du 21/28-Dec-20 (semaines 52-53) et du 01-Mar-21 (semaine 9)
Vous êtes libre de choisir l’entreprise et l’offre de stage. Celles-ci doivent potentiellement vous correspondre.
La non-exécution de l’exercice sera considérée dans l’appréciation finale du stage.
J’ai de fortes chances d’être pris par une entreprise dois-je quand même envoyer des candidatures réelles ?
Si tel est le cas alors débrouillez-vous de rencontrer l’entreprise et de présenter l’offre bien avant les rendez-vous avec vos tuteur pour vous laisser le temps de faire des candidatures réelles dans le cas où je ne validerais pas l’offre de l’entreprise (compter plus ou moins 1 semaine pour que je vérifie une offre).
La réponse est donc : oui à moins que je ne vous ai validé une offre de stage !
- montrer que vous vous êtes renseigné sur l’entreprise ou sur l’offre qu’elle propose
- personnaliser votre candidature à l’entreprise et/ou à l’offre
Un des premiers points sur lequel veiller : la communication !
Consulter les conseils des autres étudiants récoltés lors d’un sondage antérieur.
La règle d’or : Etre différent tout en restant respectueux
Bonnes pratiques lorsque vous écrivez vos mails : Celui auprès de qui vous formulez une demande (l’entreprise, votre tuteur enseignant, le responsable des stages) veut rapidement vous identifier et ne veut surtout pas avoir à faire d’efforts pour le faire (surtout quand il a 36 projets à suivre et 212 autres sujets à traiter dans ses mails).
- Adopter un mot clef qui vous garderez dans tous vos échanges avec votre interlocuteur et qui préfixera vos sujets (“stage - candidature spontanée de M. Jean Bon (DUT Informatique Bac+2)”)
- Toujours faire un “répondre à tous” si il y a plusieurs destinataires
- Pour tous les fichiers que vous transmettez, préférer le format PDF que les formats dont l’interprétation dépend de la version du logiciel avec lequel vous le lisez (doc, odt…). Vos logiciels offrent souvent la fonctionnalité directement (parfois il faut passer par “imprimer” > “dans un fichier”).
- Préférer l’envoi d’un lien où télécharger une fichier (e.g. un cv) plutôt que de l’attacher au mail (évite des explosions de boîtes). L’université vous offre un service de partage de fichiers. Vous pouvez aussi indiquer des liens vers des ressources hébergés sur votre site web.
Problèmes rencontrés par les étudiants
- vous ne savez pas où chercher un stage -> corrigé avec la liste ci-dessus
- vous êtes radins en nombre de candidatures en parallèle -> n’attendez pas de recevoir une réponse avant d’envoyer d’autres candidatures. Faire minimum 5 offres par semaine sur 1 mois et relancer chaque semaine ceux contactés précédemment
- vous ciblez souvent un seul champ d’activités et n’avez pas de vision des besoins du marché -> cela restreint encore le nombre de candidature ; si 0 offres, alors 0 candidatures. Le stage n’est qu’une étape pour valider le DUT, faites des compromis
- vous prenez votre temps avant de vous mettre à candidater sur des offres -> il y a d’autres écoles en concurrence, les offres affichées n’attendent pas ! Par ailleurs certaines entreprises planifient leurs stages et organisent leur recrutement dès la rentrée de septembre
- vous ne personnalisez pas vos candidatures -> profiler une réponse en fonction de l’offre/l’entreprise ; cela suppose de se renseigner sur l’entreprise… moyen de filtrer pour l’entreprise
- vous ne connaissez pas la netiquette -> mettre en cc les personnes concernées notamment tuteur/maître de stage dans les échanges, faire un répondre à tous quand plusieurs, envoyer un lien où télécharger un fichier plutôt qu’une pièce en attaché la planète vous le rendra,
- vous ne faîtes pas de relance -> faire des relances par mail/tel au bout d’une semaine
FAIRE VALIDER UNE OFFRE DE STAGE
Vous avez rencontré une entreprise et elle souhaite vous prendre en stage.
- Que nous ayons diffusé l’offre ou que vous ayez trouvé l’entreprise par d’autres moyens, faire remplir par l’entreprise la fiche de renseignement suivante selon votre formation.
Cette fiche de renseignement est à faire remplir même pour les offres référencées par l’application des stages car ces renseignements permettent de corriger, compléter et préciser des informations administratives nécessaires pour produire votre convention de stage.
Assurez vous que la partie description du sujet
- fournisse un bref descriptif de l’entreprise
- informe de votre mission ou du type d’activités qui vous sera confié
- précise l’environnement que vous allez rejoindre et notamment confirme la disponibilité d’un encadrement technique
- donne quelques mots clefs sur les technologies et techniques qui seront mises en oeuvre
-
Par ailleurs veillez à ce que les coordonnées de votre contact (nom, tel, email) soient communiquées. Ainsi que les conditions de travail en entreprise et en télétravail.
-
Envoyer par mail un scan de cette fiche à l’attention du responsable des stages. L’entreprise peut directement adresser un scan de cette fiche au responsable.
-
Préciser si le stage provient de l’application des stages.
J’ai trouvé une entreprise à côté de chez moi qui accepte de me prendre en stage
Aucun souci si les conditions nécessaires pour un stage valide sont satisfaites.
Passer alors à la section “Comment faire valider une offre de stage par le responsable des stages”.
Sinon poursuivre la recherche.
J’ai trouvé une offre de stage dans un domaine en adéquation avec la formation mais pour l’encadrement technique en entreprise n’est pas suffisante
L’offre de stage ne sera pas validée. Poursuivre votre recherche.
Un encadrement suffisant signifie qu’un des référents en entreprise soit
- apte à répondre à toutes vos questions fonctionnelles et techniques, à vous guider si vous êtes bloqué, à valider vos choix
- disponible quand vous en avez besoin (à quelques heures près) et sur votre lieu de travail.
L’offre de stage ne sera pas validée. Poursuivre votre recherche.
Le diplôme que vous préparez est un diplôme universitaire de technicien supérieur en informatique. On ne peut pas vous attribuer ce diplôme si vous ne validez pas un stage dans le domaine.
OFFRE DE STAGE VALIDÉE, MAIS PAS ENCORE DE CONVENTION
Que dois-je faire après que le responsable des stages ait validé une offre que je lui ai présentée
Après avoir reçue une confirmation par mail de la validation d’une offre de stage par le responsable des stages, le secrétariat va prendre en charge la préparation de la convention.
Si votre offre de stage ne provient pas de l’application des stages (ou si le responsable des stages le demande), le responsable vous demandera d’enregistrer votre offre via les formulaires dédiés sur votre espace privé sur l’application des stages.
Lorsque la convention sera prête, le secrétariat vous contactera.
Qui se charge d’établir la convention des stages ? Quand puis-je la signer ?
Pour rappel une convention est un contrat. C’est un contrat entre un étudiant, une entreprise et l’IUT qui s’engagent sur certaines conditions (durée du stage, montant minimal de gratification…) à respecter par toutes les parties.
Le secrétariat se charge de la préparation des conventions. Cela peut prendre un peu de temps. Pas de panique ! Remplir la convention peut nécessiter d’obtenir certaines informations auprès de l’entreprise, ou bien des signatures et des avals en interne au sein de l’université. Nous n’hésitons pas à contacter les entreprises quand besoin est.
Lorsque la convention est prête, vous recevrez un mail vous invitant à passer la signer au secrétariat.
Il vous faut alors vous présenter muni d’une attestation Assurance Responsabilité Civile couvrant la période de stage.
Sauf cas particulier, le secrétariat se charge d’envoyer la convention à l’entreprise.
En pratique la préparation des conventions débute en janvier…
PENDANT LE STAGE
Quels textes légaux régissent le droit des stages ?
Le code de l’éducation
Quels sont les objectifs et compétences visées par le stage ?
Quelles sont les périodes de stage ? Quelle est sa durée ? Quand est la soutenance ?
Chaque année les dates sont quasiment identiques à quelques jours près :
En DUT
- débute à la mi avril et se termine autour de la mi-juin
- dure 10 semaines (2 mois et demi). Ok pour 12 semaines (soit 3 mois)!
- En 2020-2021 : du 12/04/2020 au 18/06/2020 ; soutenances 21-25/06 (à confirmer) ; commission S4 29/06, grand jury 5/07
En LP
- débute à la mi mars et se termine autour du la fin de la 1ère semaine de juillet
- dure 16 semaines (4 mois)
- En 2017-2018 : du 19 mars au 6 juillet
- En 2019-2020 : du 13/04/2020 au 31/07/2020 avec possibilité de commencer du 17/02 au 13/03 (4 semaines) ; soutenances semaine 24/08 (les jeu/ven 27-28/08) à confirmer ; un seul jury début 09/2020
Dans les deux cas, la soutenance est programmée les jours qui suivent.
Est-ce que je recevrai un salaire ? une gratification ?
Vous ne recevrez pas de salaire mais une gratification calculée au prorata du nombres de jours passés en stage.
Pour les étudiants en stage durant l’année universitaire 2014-2015, le montant de la gratification sera au minimum de 508,20 €.
Pour connaître les conditions courante de l’année (mise à jour au 1er janvier chaque année : Gratification minimale d’un stagiaire étudiant ou élève dans une entreprise
Combien de European Credits (EC) me rapporte mon stage ?
- En DUT, le stage est un coefficient 12 sur un total de 30 au semestre 4. Le semestre 4 représente 30 EC (donc le stage en fait 12…)
- En LP, le stage représente 14 EC
Quel suivi et quel encadrement je bénéficie durant le stage ?
un maître de stage en entreprise
- avec compétences en informatique pour assurer le suivi technique et fonctionnel (en pratique peut être suivi par un associé avec ces compétences)
Un tuteur au département
- référent de l’étudiant et de l’entreprise (précision sur l’écriture d’un rapport, le déroulement d’une soutenance, si un problème à remonter)
- réalise une visite sur le lieu du stage
- membre de votre jury !
Dois-je rendre des comptes à l’IUT durant le stage ?
Oui…
Vous devrez à la fin de la 1 première semaine de votre stage (15-17 avril), envoyer par mail à votre tuteur
- un résumé du sujet de stage (une douzaine de lignes) écrits avec vos propres mots. Ce résumé permet d’informer votre tuteur d’adaptations éventuelles du sujet original mais aussi d’estimer votre compréhension du sujet.
- Et un point sur le déroulement du stage (premières impressions, fréquence de rencontre avec les personnes qui vous encadrent, résumé des tâches accomplies les semaines passées, perspectives des tâches la/les semaines à venir…).
A la fin de la 2e semaine, envoyer à votre tuteur
- un cahier des charges (4 à 5 pages) dont vous devez être l’auteur. Si un tel document existe déjà, faire une description de l’entreprise, de l’environnement humain des personnes de votre équipe ou en lien avec votre projet (profil technique des personnes, type d’interaction que vous entretenez avec elles), de l’environnement techniques, du type de tâches que vous réalisez et de la méthodologie que vous devez employer pour les réaliser. Vous avez le droit d’adapter le modèle fourni sur madoc.
Cette date peut être adaptée en fonction de votre date de début de stage. En discuter avec votre tuteur.
Deux semaines avant la soutenance,
- remettre un rapport de stage validé par votre maître de stage Entreprise. Demander à chaque membre du jury (renseigné sur votre compte ou bien indiqué par votre tuteur) s’il souhaite une version électronique ou une version papier ; dans le cas d’une version papier, la faire imprimer par l’entreprise.
Quelques précisions
- L’entreprise doit (idéalement) vous ménager du temps pour la rédaction de votre rapport
Que dois-je faire si je ne peux me rendre en stage (i.e. au travail) pour raison de santé ?
Informez-en LE PLUS TÔT possible votre tuteur enseignant et votre maître de stage.
Il est important que vous alliez chez un médecin pour qu’il vous fasse un arrêt de travail pour les jours où vous êtes/serez absent. Il faudra remettre une copie à l’entreprise ainsi qu’à l’IUT (secrétariat).
Si l’entreprise le désire, nous ferons un avenant pour prolonger votre contrat et rattraper ces jours à la fin de la période initialement prévue.
Plus de cinq jours d’absence, il y aura extension de fait.
Puis-je étendre ma période de stage ?
La position de l’université est la suivante :
la prolongation d’un stage pour un étudiant est strictement encadrée.
* Prolonger un stage au-delà du jury attribuant le diplôme, à titre dérogatoire exceptionnel, est possible mais seulement pour quelques jours et sous réserve que le stage a débuté bien en amont de la date du jury.
* Les étudiants ayant achevé leur parcours de formation n’ont pas vocation à être accueillis en stage et de fait, une collaboration entre l’entreprise et l’étudiant est alors possible dans un cadre contractuel entre ces 2 parties.
Ainsi, toute demande de prolongation de plus d’une semaine ne sera pas autorisée. Les demandes de quelques jours d’extension pourront être étudiées. Dans tous les cas, la convention initialement signée par l’étudiant, l’entreprise et l’IUT stipulera seulement la durée minimale légale requise.
Si une extension de quelques jours est acceptée (par l’IUT après demande de l’étudiant et l’entreprise), alors un avenant devra être signé pour étendre le contrat de quelques jours.
A LA FIN DU STAGE
Il s’agit d’une évaluation conjointe maître du stage, tuteur enseignant/enseignant-référent et un autre enseignant sur :
- Le travail en entreprise au regard des objectifs fixés dans la convention
- Le rapport écrit, cadré dans sa forme, mettant en évidence les compétences mises en œuvre au cours du stage
- La soutenance orale
Que peut t-on trouver dans un mémoire de stage ?
- Ici des consignes pour rédiger votre rapport de stage. Votre rapport est un mémoire et non un rapport technique. Attention néanmoins, il doit démontrer vos compétences informatiques nouvellement acquises ou bien mise en oeuvre par rapport à votre formation. Il est en cela un brin technique…
- Votre mémoire/présentation n’est pas une communication promotionnelle !
- On doit bien identifier votre contribution personnelle ; mais si vous n’avez fait que des choses en équipe et bien le dire aussi !
- Toute figure ou table doit être expliquée
- Le cahier des charges est une amorce au rapport et doit y être intégré
- L’introduction (orale/mémoire) doit être compréhensible par un non informaticien et présenter brièvement le contexte, la problématique et votre mission (éventuellement l’avancement de votre travail)
- Le corps du mémoire compte généralement 3 grandes parties :
- l’environnement : entreprise, département/service/groupe, profil des personnes avec lequel vous avez interagi et à quelles occasions, le projet, l’environnement technique (technologies manipulées), l’environnement de développement (e.g. un poste de test avec Eclipse.. et un poste de production) et méthodologie de travail (e.g. scrum, livraison hebdomadaire…)
- l’analyse de la problématique : étude de l’existant, spécification du besoin, modélisation (différents diagrammes UML)
- réalisations, planification, avancement, problèmes et solutions apportés, rapport d’expérience
(précédent lien consignes pour un rapport technique (à la carte))
Ai-je accès à des exemples de rapports de stage ?
Oui vous pouvez consulter une sélection des meilleurs rapports des années précédentes au CDI/CIO de l’IUT (attention au plagiat de style ou de contenu).
Et après le stage ?
Rejoignez le groupe “Alumni Informatique Université Nantes (tout diplôme en Informatique de Université de Nantes)” sur linkedin. Des offres d’emploi